Das richtige Event-Tool

• Unübersichtliches Angebot: Dutzende Anbieter aus unterschiedlichen Ländern konkurrieren auf dem Markt.
• Spezialisierte Anbieter und Generalisten: Unterschiedliches Angebot und Komplexität je Anbieter machen es schwer, den für Ihren Bedarf richtigen Partner zu finden.
• Genaues Verständnis der eigenen Anforderungen spart Geld: Wir beraten Sie zum besten Tool basierend auf Ihren Erwartungen.

Das unübersichtliche Angebot von Eventtools – Eine Herausforderung für Event-Planer

Die Planung einer Veranstaltung ist komplex – und die Wahl der richtigen Software macht es nicht einfacher. Dutzende Anbieter aus dem In- und Ausland konkurrieren auf dem Markt, jeder mit eigenen Stärken und Schwächen. Es gibt spezialisierte Lösungen für bestimmte Event-Typen und Generalisten, die ein breites Spektrum abdecken wollen. Die schiere Vielfalt kann überfordern und macht es schwer, das passende Tool für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Ein genaues Verständnis der eigenen Anforderungen ist entscheidend, um die richtige Wahl zu treffen und unnötige Kosten zu vermeiden. In diesem Artikel helfen wir Ihnen dabei, die Landschaft der Event-Tools zu überblicken, die wichtigsten Anbieter zu vergleichen und so die ideale Lösung für Ihre Veranstaltung zu finden.

Vier Kernbereiche, die jedes Event-Tool abdecken sollte

Event-Management-Software lässt sich in der Regel anhand von drei Hauptfunktionsbereichen bewerten. Auch wenn sich die Angebote der verschiedenen Anbieter überschneiden, liegt der Fokus meist auf einem dieser Bereiche.

1. Ticketing: Die Anmeldung ist oft die erste Interaktionen der Teilnehmenden mit dem Event. Es sollte verschiedene Tickets, Gutschein-Systeme & Kontingente haben und im Ideal die Möglichkeit bieten, Namensschilder live auszudrucken.
2. Event-Management: Hierbei geht es um die Organisation des Events selbst. Dazu gehören die Erstellung der Agenda, der Aufbau einer Event-Website und die Möglichkeit für Teilnehmende, sich eine Liste mit Favoriten zu erstellen.
3. Teilnehmenden-Management: Dieser Bereich ist das Herzstück vieler Tools. Er umfasst die gesamte Interaktion mit den Gästen, von der Registrierung und Zahlungsabwicklung über den Check-in bis hin zur E-Mail-Kommunikation. Auch die Verknüpfung der Teilnehmenden-Daten mit Ihrem CRM-System ist ein wichtiger Aspekt.
4. Networking: Die Möglichkeit für Teilnehmende, sich zu vernetzen, gewinnt immer mehr an Bedeutung. Tools bieten hierfür oft Matchmaking-Funktionen, integrierte Chats und virtuelle Meetingräume an.

Event-Tools für mittelgroße Veranstaltungen (Hunderte bis wenige Tausend Teilnehmer)

Für Events mit bis zu 1.500 Teilnehmern stehen meist die Kernfunktionen im Vordergrund. Viele Tools bieten dabei Registrierung, Erstellung einer Website, E-Mail-Kommunikation, Check-in und erste statistische Auswertungen an. Je nach Anbieter sind auch Live-Printing oder Networking geboten. Folgende Anbieter sind hier besonders relevant:

• doo (Deutschland): Ein deutsches Unternehmen mit starkem Fokus auf Teilnehmenden-Management. Es bietet gute Reporting-Funktionen, aber keine Funktionen zum Networking oder Websites.
• Go-control (Deutschland): Diese deutsche Firma überzeugt mit DSGVO-Konformität, einem umfangreichen Teilnehmenden-Management und vielen Kunden aus dem Mobilitätssektor. Das Design wirkt etwas veraltet und die Präsentation der Leistungen auf der Website bietet kaum transparente Informationen zu Networking- und Eventmanagement-Funktionen.
• Sweap (Deutschland): Eine skalierbare Lösung aus Berlin, die mit ausführlichen Statistiken, einem breiten Angebot an Baukasten-Tools für Eventmanagement sowie einer modernen, ansprechenden Benutzeroberfläche punktet. Networking-Funktionen sind jedoch nicht Teil des Angebots.
• Oniva (Schweiz): Oniva bietet eine umfassende Lösung für das Teilnehmenden-Management mit hohem Fokus auf schweizer Datensicherheit. Das Interface ist modern, aber separate Networking-Features fehlen.
• Vivenio (Deutschland): Das Unternehmen aus Mannheim glänzt mit erweiterten Backend-Funktionen wie der Verwaltung von Hotelkontingenten und einer optimierten Online-Registrierung. Ein separater Networking-Bereich wird nicht angeboten.
• Evenito (Schweiz): Eine Full-Service-Lösung aus der Schweiz mit einem besonderen Fokus auf Interaktivität während der Sessions, etwa durch Q&A-Funktionen oder einen Session-Chat. Evenito beeindruckt durch eine klare, ansprechende Benutzeroberfläche, lässt aber ein eigenständiges Networking-Tool vermissen.
• Iventic (Deutschland): Das in Berlin ansässige Unternehmen konzentriert sich stark auf das Teilnehmenden-Management, bietet darüber hinaus aber wenig Funktionalitäten.
• Let's get digital (International): Dieses Tool bietet eine Community-App mit Swipe-Feature und ein Lead-Retrieval-Modul, das umfassende Möglichkeiten für Teilnehmende bietet, ihr Netzwerk zu erweitern und neue Kunden zu akquirieren. Für kleinere Veranstaltungen, insb. außerhalb des B2B Kontexts ist das Tool sehr komplex und an Funktionalitäten fast überladen.
• Mobile Event App (International): Ein sehr umfangreiches Tool mit Funktionen wie Feedback und Gamification, das bei Kunden im öffentlichen Sektor besonders stark verankert ist. Das Look-and-Feel ist jedoch etwas veraltet.

Legende: x: voll angeboten; (x): tlw. angeboten; leer: nicht angeboten; fett: unsere Empfehlungen

Lösungen für große Veranstaltungen (mehr als 3.000 Teilnehmende)

Großveranstaltungen wie Messen oder Kongresse haben sehr spezifische Anforderungen, die über das reine Teilnehmenden-Management hinausgehen. Anbieter in diesem Segment zeichnen sich durch ihren modularen Aufbau und ein umfangreicheres Portfolio aus. Dazu gehören spezielle Funktionen wie Portale für Ausstellende, erweiterte Statistiken sowie integrierte Lösungen für Hotel- und Reisebuchungen.

• b2match (International): Dieses Tool legt einen starken Fokus auf Networking. Es bietet eine Event Community Plattform, auf der Teilnehmende ausführliche Profile anlegen und ihre Services präsentieren können.
• cvent (International): Eine der bekanntesten All-in-One-Lösungen im Enterprise-Bereich. Es bietet eine schier unbegrenzte Anzahl an Funktionen, von einem Supplier-Network bis hin zu Geschäftsreisen-Tools. Die hohe Komplexität und der damit verbundene Kostenfaktor sind zu beachten.
• Talque (Deutschland): Ein Berliner Unternehmen, das mit seiner nativen Mobile-App einen starken Fokus auf die Interaktivität der Teilnehmenden und die Vermarktung gegenüber Sponsoren legt.
• emendo-events (Deutschland): emendo-events überzeugt mit verschiedenen Portalen für Ausstellende, Referierende und Crew. Das macht es zum idealen Anbieter für alle, die Wert auf eine individuelle Ansprache verschiedener Zielgruppen legen.
• U2D Ventari (International): Dieses Tool hat eine geringe Online-Präsenz und wirkt im Vergleich zu anderen Anbietern wenig modern.
• Brella (International): Mit einer nativen App und einem modernen Look & Feel bietet Brella eine große Vielfalt an Networking-, Sponsoring- und Custom-Homepage-Optionen.
• Converia (Deutschland): Ein weiteres deutsches Unternehmen, das sich auf das Management großer Veranstaltungen, insbesondere wissenschaftliche Kongresse, spezialisiert hat.

Nischentools: Spezialisten für virtuelle Events

Neben den Generalisten gibt es auch Anbieter, die sich auf bestimmte Anwendungsfälle spezialisiert haben, allen voran virtuelle Veranstaltungen.

• Meetyoo & Meta Fusion: Beide fokussieren sich auf virtuelle Events, Livestreams und Video-Produktion. Sie sind die richtige Wahl, wenn Sie Wert auf eine vollumfängliche Digitalisierung Ihrer Event-Inhalte legen.
• Veertly & RingCentral: Diese Plattformen sind primär auf virtuelle Veranstaltungen mit hohem Engagement, wie Shareholder Meetings oder Career Fairs, ausgelegt.
• Bigmarker & Hubilo: Beides sind umfassende Plattformen für Webinare, virtuelle und hybride Events.

Fazit: Auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden kommt es an

Aus unserer Erfahrung als Event-Organisatoren haben wir gelernt: Teilnehmende wollen ein einfaches Tool, das sie ohne aufwendige Einrichtung nutzen können. Viele der hier genannten Lösungen erfordern die Installation einer eigenen App, das Anlegen eines umfassenden Profils oder sind mit Funktionen überladen. Dies kann besonders dann überfordern, wenn Teilnehmende auf mehreren Veranstaltungen mit unterschiedlichen Event-Tools aktiv sind.

Genau aus diesem Grund haben wir ERADIANT entwickelt. Unser Ziel war es, die wichtigsten Features für die Event-Teilnahme in einer simplen Form zu bündeln. Wir ermöglichen Ihren Gästen eine reibungslose Erfahrung, ohne dass eine komplizierte Einarbeitung nötig ist. Auch für Sie als Organisator haben wir den Arbeitsbereich übersichtlich gestaltet, damit Sie direkt mit der Planung beginnen können.

Buchen Sie sich gerne eine Demo für ERADIANT oder lassen Sie sich von uns detaillierter zu dem Thema Event-Tool beraten: https://eradiant.eu/demo